10 советов по тайм-менеджменту

Как не обливаться потом в последние 10 минут до сдачи текста и навести порядок в своих рабочих процессах

Обычно такие статьи начинаются с долгих объяснений о том, как мучительно рождался текст, как его автор откладывал начало работы, а потом никак не мог закончить. Но я так не поступлю. Этот текст я написал за один вечер, ну и ещё пару вечеров редактировал. И никакая прокрастинация мне не помешала. Хотя нет, всё-таки мешала. Но я справился.

 

1   Записывайте всё сразу же

Самая главная и болезненная причина невыполненных дел и сорванных дедлайнов — банальный факт: задачу просто забыли где-то зафиксировать. Устный разговор, телефонный звонок, прочитанный email — всё, что может потребовать от вас какие-то действия в дальнейшем, тут же должно превращаться в задачу.

Для журналиста это особенно важно: от простого звонка ньюсмейкеру может зависеть судьба целого расследования.

 

2   Используйте простые сервисы для ведения дел

Как именно фиксировать задачи — дело десятое. Можно ставить галочки ручкой прямо на запястье, можно приклеивать стикеры к кофейной чашке — не выпьешь кофе, пока не сделаешь задачу и не отклеишь стикер.

Я лично записываю всё в приложение «Заметки» на телефоне, а потом переношу в Гугл-календарь. Или сразу создаю событие в Гугл-календаре. Мне страшно, что случится, если у Гугла произойдет сбой (у меня такого ещё не происходило, а у знакомых бывало).

С помощью Гугл-календаря можно спланировать день по часам, указать время выполнения задачи. А ещё очень приятно перетаскивать мышкой невыполненную задачу на следующий день. Но самое приятное — эту задачу удалять.

 

3   Планируйте не только дела, но и интервалы отдыха

Если вы поставите в своем графике одну задачу за другой, то уже на второй или третьей вы обнаружите, что план не срабатывает. Вместо этого составьте честную ретроспективу своего дня: сколько вы сидели в фейсбуке, чатились в телеграме, зависали на развлекательных сайтах. Ну и сколько работали, конечно, тоже.

Распишите следующий день по десятиминуткам, щедро выделяя время на разные мероприятия, не связанные с работой. Поначалу реальных задач в этом списке будет совсем мало — две, три, в крайнем случае — четыре. Не забудьте заложить время на срочный форс-мажор.

Хитрость заключается в том, чтобы постепенно сокращать интервалы на нерабочие активности, а в случае успеха — и их количество.

Этот способ хорош тем, что не пытается загнать вас в новый график или систему, а выделяет место делам в вашем текущем ритме.

И ещё — когда вы увидите свою прокрастинацию, подробно расписанную по часам и минутам, ваше отношение к ней изменится. Впрочем, это не гарантировано.

 

4   Найдите время работы, комфортное для вас

Это банальный совет, который наверняка есть в книжках про тайм-менджмент (хотя я их не читал). В любом случае, знание интервала дня, в который ваша продуктивность зашкаливает, — настоящая суперсила.

У некоторых лучшие идеи приходят часов в 11 вечера, а кто-то способен перелопатить три четверти дневной рутины ещё до 8 утра, зато потом весь день ходить как зомби.

Поэкспериментируйте с работой в разное время. Попробуйте заняться важными делами рано утром, если вы сова. Или наоборот — оставить что-то малоприятное до вечера, если вы жаворонок. Вдруг в необычное время дела пойдут лучше?

 

5   Если никакое время для работы не комфортно, придумайте условный сигнал

У вас должен быть тайный знак или ритуал, который поможет сконцентрироваться. Я могу ругать себя за лень на протяжении нескольких часов, но ругань обычно не помогает делу. Она расслабляет и превращает невыполнение задачи в мазохистское удовольствие.

Вместо этого проблему надо решать одним махом. И для этого придумать ритуал, безусловный рефлекс ленивой собаки Павлова. Пусть это будет хлопок в ладоши, сжимание мочки уха, танец маленьких лебедей. Любое действие, которое поможет вам сконцентрироваться, забыть о лени и начать работу.

Кстати, условный сигнал помогает победить и другие напасти. В древнем фильме «Правила съёма: метод Хитча» главный герой рассказывал, как победил страх публичных выступлений. Для этого он сжимал в кулаке обычную канцелярскую скрепку, и весь его страх уходил в неё.

 

6   Делите задачу на несколько мелких

Написать текст — это большая и сложная задача. Она не должна висеть в вашем календаре и мрачно вводить в безысходность. А вот «составить план текста», «позвонить эксперту», «проработать бэкграунд» — это прекрасные, достаточно легкие для выполнения и радующие глаз задачи. Смотришь на такую — и прямо сразу же хочется её выполнить. Ну, вы поняли.

 

7   Ставьте напоминалки

Если в вашем списке дел на день есть задачи, которые обязательно должны быть выполнены сегодня, не поленитесь продублировать их будильником или стикером на определенное время дня. Гугл-календарь, кстати, умеет присылать напоминалки о задаче на почту и телефон в заданное время.

Вообще самые важные задачи можно сразу записывать в трех-четырех местах — так больше шанс, что вы о них не забудете, а также они вас будут бесить и вы быстрее с ними справитесь.

 

8   Разделяйте девайсы и софт для работы и для отдыха

Этот совет уже требует от вас серьёзной дисциплины (и от меня тоже, и я не всегда её соблюдаю), ну так мы уже и на восьмом совете, можно предложить что-то хардкорное. Итак, договоритесь с собой: рабочий компьютер только для работы. Делать что-то не по работе можно только на личном ноутбуке или телефоне. Тогда акт переключения с рабочей задачи на что-то отвлекающее будет занимать у вас больше времени и вызывать больше раздражения, а потому вы будете реже этим заниматься.

Если компьютер один, разделите активности «работа-отдых» между двумя разными браузерами. Пишите имейлы в Хроме, а картинки разглядывайте в Файерфоксе.

 

9   Делегируйте или просите о помощи

Однажды у меня на редактуре долго болтался один текст. Так как он был несрочный, я всегда ставил ему самый низкий приоритет и перетаскивал карточку с его заданием с одного дня на другой в Гугл-календаре несколько раз.

В конце концов я понял, что вырастил внутри себя какой-то психологический барьер, который просто мешает мне взять и отредактировать этот текст. Времени на это хватало, но оно постоянно заполнялось другой активностью.

В итоге я попросил о помощи коллегу. Он отредактировал его за полчаса. Я в ответ отредактировал один из текстов из его очереди. Проблема решилась удивительно быстро.

 

10   Изменяйте систему планирования, если видите, что она не работает

Помните: нет универсальной системы управления временем и борьбы с ленью, которая подходит всем. Кроме того, судя по всему лень как бактерии к антибиотикам, быстро адаптируется к вашим новомодным попыткам с ней справиться.

И тут ответ только один — пробуйте новую систему планирования и контроля над своими задачами. Не останавливайтесь, если какая-то из них не сработала.

Фото: shutterstock.com

Апр 18, 2017

В прошлые кризисы (2007-2009 и 2011) больше говорили о бизнес-моделях и «спирали смерти», в которую спускаются традиционные,...

Мем #меняневзяли, строго говоря, в первую очередь флешмоб

Не впервые читаю публикации школьников, работы, вышедшие в финал Российского национального юниорского водного конкурса, который...