Как редакции используют Setka Workflow

Опыт Афишы Daily, издательского дома Burda, медиаартели «Мамихлапинатана» и команды Bookmate

ЖУРНАЛИСТ собрал в одну статью опыт разных редакций. Читайте, как пользуются новым рабочим инструментом для планирования и аналитики контента Setka Workflow.

 

Афиша Daily

Аудитория: 3 млн уникальных пользователей в месяц
Команда: 24 человека

Онлайн-издание о городских событиях, моде, музыке, еде и технологиях, наследник известного журнала «Афиша», который выходил до 2015 года. Сегодня «Афиша» — одно из самых популярных изданий о культуре и жизни в мегаполисе, а также удобный сервис, позволяющий узнать обо всех событиях в разных городах России.

В редакции работает 24 человека, есть 5 разработчиков. Раньше для планирования использовали Google Drive, а для аналитики — Google Analytics. Принцип планирования был приблизительно таким же, как сейчас в Setka: делали пометки о стадии готовности того или иного материала.

 

Начало использования Setka Workflow

В «Афише» столкнулись с несколькими проблемами: информацию обо всех материалах надо было постоянно обновлять вручную, а отследить стадию подготовки в онлайн-режиме было очень трудно. Кроме того, не хватало возможности оперативно анализировать информацию по одному или нескольким параметрам. Но сложностей при переходе на новый софт не было, редакция научилась пользоваться Workflow за день.

 

Результаты интеграции

Setka Workflow для «Афиши» — это, в первую очередь, инструмент для планирования материалов, который помогает правильно распределить ресурсы дизайнеров и фоторедакторов. Для того чтобы не было «узкого горла», они должны точно понимать, каков статус у материала и, соответственно, что нужно делать в первую очередь. Setka в этом смысле идеальный помощник — все ходы записаны, получается работать намного продуктивнее. Раньше журналистам приходилось мониторить все вручную.

В основном изданию нужны функции ДАШБОРД и БЮДЖЕТ, аналитические возможности используют минимально — только узнают о количестве просмотров и «шеров». Сложными выводами занимается отдел маркетинга. Закладка ИДЕИ не пошла, потому что обычно горизонт планирования в «Афише» — одна неделя.

 

Вывод

Можно использовать Setka Workflow, чтобы сделать взаимодействие редакции с визуальным отделом более эффективным.

Проставьте задачи в ДАШБОРДЕ, чтобы дизайнеры и фоторедакторы узнали, когда можно приступать к верстке, и лучше спланировали свое время. Они смогут сообщить друг другу, когда фотографии / иллюстрации готовы и когда весь пост сверстан (с помощью тегов и задач). Setka Workflow поможет каждому члену команды быть в курсе того, как продвигается работа над материалом.

 

Издательский дом Burda 

Аудитоия: 1 млн уникальных пользователей в месяц (Burda Style) и 400 тыс. уникальных пользователей в месяц (Lisa.ru)
Команда: 4 человека (только для Burda Style и Lisa.ru)

Международный издательский дом с более чем столетней историей. Ему принадлежат более 200 журналов, сайтов, теле- и радиокомпаний по всему миру. Среди них — Bunte, Chip, InStyle, Cliqz, Focus и многие другие. В России Burda владеет более чем 80 журналами и digital-проектами и является одним из лидеров по охвату аудитории.

Команды проектов Burda Style и Lisa.ru, с которыми попробовали Setka, небольшие — с каждым из сайтов работает всего по два редактора и авторы. Разработчики и дизайнеры принимают участие в редакционных делах только иногда — они помогают создавать лонгриды и спецпроекты.

Раньше для планирования использовали Google Sheets с общим доступом. Иногда требовалось по несколько таблиц под различные задачи. Таблицы позволяли решить большую часть проблем. Однако редакция захотела перевести контент-план в красивый сервис и объединить его со статистикой и системой учета затрат.

 

Начало использования Setka Workflow

Процесс обучения / привыкания длился максимум пару недель. Основная часть вопросов связана с небольшими багами в системе.

Редакция регулярно составляет контент-план и использует статистику по популярности и эффективности рубрик и статей. Журналисты стараются активнее использовать раздел ИДЕИ. Функция ДАШБОРД очень помогает, но в Burda не выстраивают длинные цепочки работы над одним тикетом — обычно над текстом работают только автор и редактор.

 

Результаты интеграции

Теперь не нужна сложная система с разными цветами в таблицах, журналисты используют ТЕГИ для материалов разных типов (например, рекламных). Обычными тегами при планировании отмечаются материалы, предназначенные для различных сегментов аудитории и рассчитанные на разные источники трафика. Необходимость делать такие пометки в контент-плане вынуждает редакторов постоянно думать: кто будет читать этот материал, откуда этот человек придет на сайт? Благодаря этому удалось минимизировать количество случайных, бесполезных для проектов статей.

Setka Workflow дисциплинирует редакторов и позволяет менеджменту, страдающему из-за нехватки времени, оценить сразу всю картину. Судьбоносных решений, принятых с помощью Setka, пока не было. Это не значит, что система плохо работает: просто гипотезы редакции оказались изначально правильными.

 

Вывод

Для маленькой команды важно эффективно распределять ресурсы и быть уверенными в том, что все материалы «работают». Используйте настройки тикетов в ДАШБОРДЕ, чтобы заранее планировать спецпроекты.

Кроме того, можно настроить теги таким образом, чтобы отмечать подходящий сегмент аудитории для каждого поста. Все сотрудники редакции будут знать, для кого создан тот или иной материал, и смогут адаптировать дизайн / посты в соцсетях с учетом этой задачи.

 

Медиаартель «Мамихлапинатана»

Аудитория: 140 тыс. уникальных пользователей в месяц (у «Батенька, да вы трансформер»)
Команда: 20 штатных сотрудников

В 2014 году редакция без каких-либо инвестиций и денег запустила самиздат «Батенька, да вы трансформер» и делала издание за свой счет, на добровольных началах. Прошлым летом создали контент-студию, чтобы обеспечивать самиздат, который не зарабатывает никаких денег, этой весной присоединился проект Breaking Mad, и в июле 2017 года ребята официально заявили о своем существовании.

Контент-студия работает с крупными клиентами, ведет одновременно большое количество разных медийных и контентных продуктов — журналисты придумывают редакционную политику и стратегию нового медиа, создают визуальный стиль издания, подбирают команду, создают контент, запускают и ведут площадку. Именно поэтому получилась большая команда — только в самиздате за три года опубликовалось более 400 авторов, в студии команда из 50 художников со всего мира. Несколько десятков людей работают над «Батенькой», а в студии на постоянной и временной основе трудятся 28 человек.

 

Начало использования Setka Workflow

Изначально была неудобная система работы в команде, и журналистам пришлось ее перепридумать.

Попробовали много инструментов: сначала все планировали только в чате Facebook, потом начали использовать Slack, Telegram, Google Sheets и Quip. Также приучали себя фиксировать все важное в электронной почте, потому что в чатах сложно структурировать работу. Для ведения бюджета используют таблицы в Excel.

В какой-то момент, работая на платформе WordPress, в редакции поняли, что там достаточно удобный календарь планирования, но потом сделали самописный сайт и календарь делать не стали. Кроме того, пользовались Trello, Asana и Basecamp. До Setka Workflow дошли логическим путем, она очень вовремя появилась в поле зрения — о ней в студии узнали за полгода до запуска и с нетерпением ждали релиза.

 

Результаты интеграции

Медиаартель использует Setka Workflow для координирования работы большого количества людей. Это удобно, во-первых, потому, что команда самиздата разбросана по всей планете, и, во-вторых, потому, что в редакции достаточно большое количество разных проектов со своим таймингом, задачами и т. д. Сначала Setka Workflow была нужна только для самиздата, но недавно решили использовать сервис и для контент-студии, чтобы не держать в голове разные механики и инструменты. Теперь есть отдельный СПЕЙС по каждому крупному проекту.

В работе стало больше стабильности — в любой момент понятно, что в студии делают и что должно выйти. Большинство людей, которые делают самиздат, занимаются этим в свободное от работы время. В силу этого организационный процесс получается довольно муторным, внимание сотрудников рассеяно, у всех разное расписание на работе. И Setka Workflow помогает концентрироваться. Для студийных же проектов было важно собрать их в одном месте и вести в привычной среде — все проекты интегрированы в редакционный Slack, и любые перемены в планах сразу же отображаются в нужном канале.

 

Вывод

Если вы работаете с большим количеством внештатных авторов, Setka Workflow поможет вам упорядочить коммуникацию с ними. Дайте всем авторам, фотографам, иллюстраторам и другим фрилансерам доступ в систему, распределите роли в разделе СОТРУДНИКИ и добавляйте список задач (и их исполнителей) в каждый ТИКЕТ. Так вы сможете держать всю информацию в одном месте и всегда быть в курсе того, как продвигается работа над материалами, для создания которых вам нужны внештатники.

 

Bookmate

Аудитория: 6 млн пользователей
Команда: 85 человек

Приложение, позволяющее читать книги на мобильных устройствах даже без интернета. Компания появилась в 2010 году, ее основали предприниматели Саймон Данлоп и Виктор Фрумкин. Удобный облачный сервис с дружелюбным интерфейсом быстро набрал популярность и вышел на международный рынок: сначала компания запустилась в Сингапуре, а затем в Индонезии, Латинской Америке, странах СНГ и Северной Европы. Сейчас на Bookmate зарегистрировано 6 миллионов человек, которым доступно для чтения и прослушивания 850 тысяч книг на 12 языках.

Bookmate делают 85 человек, но Setka Workflow используется только маркетинг-командой. В какой-то момент маркетинг-директор компании переехала в Берлин, и ей нужен был инструмент, чтобы дистанционно контролировать все процессы.

Над сервисом работает много людей, редакция использует самые разные каналы коммуникации: социальные сети, рассылки и push-уведомления (они нужны для удержания читателей), «витрину» (главная страница сайта и первый экран приложения, которые используются для поиска новых книг и интересных аккаунтов) и платный маркетинг.

Нужно не только поддерживать эти каналы, но и тасовать удачные идеи между разными рынками — такой функции нет почти ни в одном сервисе, кроме Setka Workflow.

 

Начало использования Setka Workflow

Раньше использовали для планирования только Trello, но этот сервис не подходит для разветвленного рабочего процесса. Все превращалось в кашу, и нужную информацию было сложно найти. 

В команде решили попробовать Setka Workflow и перенести в этот сервис планирование постов для социальных сетей и push-уведомлений. Сейчас инструментом активно пользуются пять местных менеджеров Bookmate из Лондона, Копенгагена, Мехико, Джакарты и Баку, которые ведут все локальные коммуникации, SMM-стратег, два копирайтера — русско- и англоязычный, retention-юнит, удерживающий внимание читателей рассылками и уведомлениями, и пара лидов, которым просто все любопытно.

 

Результаты интеграции

В комании разные стратегии в разных регионах: например, где-то есть рассылки, а где-то — нет, и Setka Workflow очень помогает, потому что это гибкий инструмент, который можно настроить под любые требования. Кроме того, он позволяет лучше планировать выход контента: есть теги для разных тем, так что видно, какие из них давно не освещали. Например, можно заметить, что давно не писали ничего про триллеры или книги для детей, и попросить копирайтера написать об этом пост.

Самая главная функция для Bookmate — это ДАШБОРД. Над каждым тикетом работают 1–2 человека — копирайтер и региональный менеджер, поэтому важно не координировать большую команду, а хранить все в одном месте. Функциями аналитики и учета бюджета тоже почти не пользуются. Для измерения эффективности команда выбрала Branch (отслеживает целевые действия пользователей), Google Analytics и собственные инструменты аналитики, а БЮДЖЕТ пока не нужен, поскольку в компании работают только со штатными сотрудниками.

 

Вывод

Если вы работаете в стартапе, а не в онлайн-издании, вы можете использовать Setka Workflow для планирования маркетинг-кампаний и постов в соцсетях.

Настройте теги таким образом, чтобы отмечать канал распространения. Если ваша компания работает в разных регионах, ДАШБОРД поможет всем членам команды узнавать о том, что происходит в других отделениях, и заимствовать лучшие идеи для кампаний в своем регионе.

Справка

Материал предоставлен блогом компании Setka, где публикуют новости, а также кейсы изданий и практические советы по созданию запоминающегося контента. Создан журналистами Setka — компании, которая разрабатывает мультимедийные инструменты для digital-редакций.

Фото: setka.io, Максим Копосов, Константин Митрохов, Дарья Малышева, Глеб Леонов

Авг 4, 2017
Подборка лучших региональных статей по версии ЖУРНАЛИСТА
Редакции сразятся за лучшее освещение документов об убийстве Кеннеди
Рецепты успеха от петербургского интернет-издания