Регламент работы отдела продаж, к которому нужно стремиться

Теги: 

Как поставить на конвейер ежедневную работу отдела продаж 

Продажи — это, прежде всего, технология. И, как в ситуации с любой технологией, успешность продаж определяется четкостью соблюдения регламентов и базовых правил.

Поэтому, не отрицая роль творчества и индивидуального подхода в продажах, для коммерческого директора или руководителя отдела продаж компании важно уделить больше внимания выстраиванию системы, которая ставит ежедневную работу отдела на своего рода конвейер. 

 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ БЛОК РАБОТ

В целом план-график рабочей недели руководителя отдела продаж должен выстраиваться приблизительно следующим образом. 

Понятно, что в каждом конкретном случае возможны временные вариации, связанные со сложившимися традициями и необходимостью синхронизировать работу отдела с производственными службами. Но ключевые блоки рабочего дня руководителя, которые, собственно, определяют успешность продаж, всегда остаются неизменными:

 

•   ЕЖЕДНЕВНЫЙ АНАЛИЗ

Каждое утро проводится анализ показателей выполнения плана. Детально анализируются:

•   оборот (план / факт / процент выполнения плана)

•   загрузка по направлениям или каналам продаж (план / факт)

•   средний чек продаж

•   количество заказов (план / факт)

•   дебиторская задолженность (план / факт)

•   работа по проектам и Events

 

•   КОНТРОЛЬ «ЗОЛОТОГО ЧАСА» И ТАКТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Контроль «золотого часа» (время звонков и назначения встреч) и тактическое планирование позволяет оценить эффективность загрузки менеджеров и их результативность, полноту и корректность занесения информации о клиентах в CRM-систему. В ходе тактического планирования происходит распределение в работу потенциальных клиентов и новых лидов.

 

•   СОБРАНИЕ — НАЧАЛО НЕДЕЛИ

Общее планы на неделю: освещаются недельные планы, вырабатывается 
общая стратегия, ставятся общие задачи на ближайший период, распределяются ответственные.

 

•   ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ МЕНЕДЖЕРАМ

Классическая «утренняя планерка» — подведение итогов за прошлый период и постановка планов на день.

 

•   ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ КОНТРОЛЬ

Корректировка при необходимости негативного результата дня.

 

•   ИНДИВИДУАЛЬНАЯ ВСТРЕЧА С МЕНЕДЖЕРОМ

Индивидуальные собрания с каждым из менеджеров, на которых разбирается подробно текущая ситуация по показателям «количество-качество».

 

•   ВЫЕЗД НА ВСТРЕЧУ ВМЕСТЕ С МЕНЕДЖЕРОМ

Необходимо дать обратную связь менеджеру по результатам проведенной встречи: подготовка, выявление потребностей, презентация компании и ее услуг, работа с возражениями.

 

•   КОНТРОЛЬ МЕНЕДЖЕРОВ

Подводятся краткие итоги дня: что планировалось и что было реализовано.

 

•   ИТОГОВЫЕ НЕДЕЛЬНЫЕ СОБРАНИЯ

Проводится в конце рабочего дня в пятницу. На собрании подводятся итоги работы за неделю, дается обратная связь по их выполнению.

Управление продажами — это всегда планирование и контроль. Руководитель при таком системном подходе к организации работы отдела имеет несколько инструментов контроля:

1. План (общий и индивидуальный).

2. CRM-система.

3. Еженедельное собрание / личная беседа.

4. Итоговый отчет по завершении периода / личная беседа.

 

Использование совокупности этих инструментов дает руководителю возможность чувствовать «пульс дня» и держать под контролем ключевые факторы, определяющие успех или неудачу менеджеров в продажах:

•   понимание менеджером поставленных задач

•   выполнение регламентированных показателей по звонкам и встречам

•   соблюдение технологии «холодных» звонков

•   подготовка менеджера к встречам

•   соблюдение технологии продаж и эффективность самих встреч

•   количество и качество создаваемых производственных заявок на рекламу

•  своевременное оформление пролонгаций по заказам

 

КОММУНИКАЦИОННЫЙ БЛОК РАБОТ

Для построения эффективных продаж требуется также построение системы коммуникации с менеджерами посредством общих и индивидуальных совещаний.

Совещание — инструмент для постановки задач и получения обратной связи от сотрудников. От того, как руководитель отдела продаж проводит свои совещания, зависит эффективность каждого менеджера и работа отдела в целом.

Собственно, в продажах работают все те же базовые правила, что и везде.

Чтобы встреча была максимально эффективной, начинать ее нужно точно вовремя; переходить от вопроса к вопросу быстро, без раскачки; подводить промежуточный итог после каждого обсужденного вопроса, обозначив точное время, дату и ответственных за исполнение. В формате ежедневного собрания дискуссии сокращаются до минимума, допускаются только уточнения при разработке решений. Собрания отличаются от индивидуальных встреч тем, что планы выставляются на команду и итоги подводятся общие. 

1. Еженедельные общие собрания (понедельник) — планирование недели, обсуждение поступившей информации из других подразделений, конкретизация в общих задачах и планах.

2. Индивидуальные встречи с менеджерами — еженедельный контроль индивидуальной работы менеджера.

3. Итоговые недельные собрания (пятница) — подведение общих итогов, выяснение проблемных зон.

 

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ВСТРЕЧ:

•   записываем все обещания — после каждого собрания рекомендовано выслать итоги собрания на поч ту участникам;

•   на каждом новом собрании должен быть лист с прошлого собрания;

•   собрания должны решать задачи не только контроля, но и мотивации.

 

•   УТРЕННЯЯ ПЛАНЕРКА: ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ

ЦЕЛЬ: подвести итоги за прошлый период и составить план на день.

ВРЕМЯ: 10–15 минут на менеджера:

•   факт за вчера (по каждому сотруднику и в целом по отделу);

•   план на день по сотруднику и в целом по отделу);

•   итоги по промежуточным показателям эффективности;

•   что необходимо сделать, чтобы повторить или улучшить показатели.

 

•   ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ КОНТРОЛЬ В 14.00

ЦЕЛЬ: успеть скорректировать негативный результат дня, повлиять и изменить итоги дня.

ВРЕМЯ: 5–10 минут на менеджера:

•   контроль выполнения регламента по звонкам, встречам (например: 15–20 звонков / 2–3 встречи);

•   контроль выполнения задач по клиентам.

 

•   ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ (планы на неделю / подведение итогов)

ЦЕЛЬ: создать настроение на неделю, скорректировать результаты прошедшей, подвести итоги.

ВРЕМЯ: 30 минут — 1 час:

•   текущая загрузка (наполненность сайта, газет / журналов, социальных сетей или радио / ТВ-эфи ра рекламой);

•   результаты по запуску рекламы на прошедшей неделе / месяц;

•   планы по запуску рекламы на текущую неделю / месяц;

•   планы / результаты по запуску проектов и Events;

•   что необходимо сделать для выполнения плана.

 

•   ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

ЦЕЛЬ: анализ индивидуальных показателей менеджера.

ВРЕМЯ: 30 минут. На индивидуальной встрече анализируются следующие показатели по параметрам «количество / качество»:

•   запускаемая реклама;

•   проведенные встречи;

•   сделанные звонки;

•   отработка новых партнеров;

•   % запуска новых партнеров;

•   анализ неуспешных переговоров;

•   постановка новых целей;

•   анализ индивидуальной мотивации (что хотел / чего достиг в денежном выражении).

 

С новыми менеджерами-стажерами на начальном этапе индивидуальные встречи рекомендуется проводить на  ежедневной основе. Контроль новичков в этом случае будет включать в себя:

•   отчет (количество звонков, назначенные встречи, заключенные договоры согласно стандартам);

•   анализ выполнения плана (с необходимой корректировкой);

•   ресурсы (имеющиеся и недостающие у менеджера);

•   заполнение отчета (CRM);

•   выборочные проверочные звонки несостоявшимся партнерам.

 

Это позволяет вовремя отреагировать на возникающие проблемы и скорректировать действия менеджера для достижения эффективности в продажах во время испытательного срока. Роль руководителя в этом случае — направить, подсказать, помочь и, по мере вхождения в специфику работы, перенести ответственность и спрашивать по запланированным результатам.

 

•   ВЕЧЕРНИЙ КОНТРОЛЬ МЕНЕДЖЕРОВ

ЦЕЛЬ: подведение итогов дня (план / факт).

ВРЕМЯ: 5–10 минут на менеджера. В конце дня необходимо подвести итоги и сравнить поставленные с утра планы с фактом:

•   выполнение регламента (например: 15–20 звонков / 2–3 встречи);

•    выполнение поставленных утром задач по клиентам. Для оперативного контроля и коммуникации с менеджерами в течение рабочего дня требуется создание групп в мессенджерах WhatsApp, Viber, Skype. 

Продолжение следует

Иллюстрация: shutterstock.com
Сообщить об ошибке
Окт 7, 2019
5 декабря в кинотеатре «КАРО 11 Октябрь» состоялась церемония открытия «Артдокфеста».
О своем отношении к самоцензуре — Леонид Никитинский
«Я не участвую в войне. Война участвует во мне»

Вам будет интересно: