Наперегонки со временем

Срыв дедлайна — серьезная проблема для журналиста. Штатному сотруднику он грозит штрафом, а в некоторых случаях даже увольнением. Фрилансеру могут не оплатить работу, сданную всего на день позже срока, не говоря уже о том, что заказчик с большой долей вероятности откажется от сотрудничества с нерадивым журналистом.

Избежать такой ситуации поможет технология организации времени и повышения эффективности его использования, то есть «тайм-менеджмент».

ЧТО ТАКОЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ?

Тайм-менеджмент (от англ. time management) — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свой график, тем самым повышая личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

КРАТКИЙ ЭКСКУРС В ИСТОРИЮ

Стремление упрощать и оптимизировать свою жизнь — часть человеческой природы. Самым ранним задокументированным свидетельством мысли о контроле времени является одно из нравственных писем Люция Аннея Сенеки(4 до н. э— 65), римского философа I века н.э.

Вглядись-ка пристальней: ведь наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую — на безделье, и всю жизнь — не на те дела, что нужно.

Он советует бережно относиться ко времени, не растрачивать его попусту и вести учет, разделяя все прожитое время на хорошо либо плохо потраченное. Оценивать свою жизнь он рекомендовал, исходя из наполненности полезными делами.

 Удержишь в руках сегодняшний день — меньше будешь зависеть от завтрашнего.

Несмотря на актуальность этой темы во все времена, широкое распространение она получила ближе к нашему времени.

Весомый вклад в ее осмысление внес один из отцов-основателей США Бенджамин Франклин. Он разработал собственную систему управления временем, смысл которой заключается в грамотном планировании своей жизни от общего к частному. Данная техника, так называемая «пирамида Франклина», пользуется популярностью и по сей день.

Любишь жизнь? Тогда не трать время зря, потому, что жизнь состоит из времени.

Первым, кто ввел понятие «тайм-менеджмент» был датский предприниматель Клаус Мёллер. Основав свою компанию Time Manager International в 1975 году, он представил публике прототип органайзера, а в дальнейшем проводил тренинги, популяризируя свое изобретение.

Естественно, это далеко не все люди так или иначе повлиявшие на развитие тайм-менеджмента, но краткий экскурс на то и краткий. Продолжаем.

ЗАЧЕМ ЭТО НУЖНО?

Грамотное распределение временных ресурсов, умение правильно расставлять приоритеты, фокусироваться на главном, не ударяясь в перфекционизм и прокрастинацию не только поможет вам сдать статью вовремя, но и повлечет за собой ряд положительных побочных эффектов:

•   Уменьшение стресса и усталости в повседневной жизни;

•    Рост продуктивности при параллельном снижении временных затрат;

•   Освобождение времени под досуг и личные дела;

•   Умение выполнять несколько дел параллельно;

•   Наличие четкого и детального плана на будущее;

•   Повышение стрессоустойчивости.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Существует несколько концепций тайм-менеджмента, посвященных планированию, но самой известной из них является «матрица Эйзенхауэра». Эта техника позволяет рассортировать свои дела в зависимости от их срочности и важности и в последствии определить наиболее эффективный порядок их выполнения. Для начала нужно записать все свои запланированные дела, рассортировав их по 4 категориям.

1.   Срочно, важно

Сюда следует отнести дела, невыполнение которых повлечет за собой ощутимый ущерб. В основном это проекты, у которых подходят сроки сдачи. Естественно, все пункты из этой категории необходимо выполнить в самую первую очередь, но в дальнейшем, когда завал будет разобран, стоит сосредоточиться на второй группе и постараться избегать появления новых пунктов в этой.

2.   Не срочно, важно

Все дела, которые так или иначе ориентируются на будущее, попадают в эту группу. Планирование и работа над новыми проектами, налаживание связей, самообразование, превентивные мероприятия — все то, что в перспективе поможет в достижении цели. Этим задачам стоит посвятить большую часть времени.

3.   Срочно, не важно

К этой категории принадлежат действия не в своей зоне ответственности, некоторые телефонные звонки, поручения, отвлекающие от основной работы. Именно дела из этой группы создают атмосферу суматохи и аврала, при этом их выполнение, как правило, не приближает к намеченным результатам. По возможности делегировать. Если не вышло, сделать максимально быстро и перейти к категории II.

4.   Не срочно, не важно

Приятные и интересные дела, не приносящие пользы.  Ненужная переписка, интернет-серфинг, десятый по счету перекур и так далее. По возможности воздержаться от выполнения этих дел, пока не будут завершены дела из остальных категорий. Допустимо проводить время подобным образом только в период отдыха, длительность которого запланирована заранее.

МЕТОДЫ РЕАЛИЗАЦИИ

Иметь четкий и продуманный план, конечно, очень полезно, но организованность — это еще не все. Иногда загруженность дня журналиста бывает настолько безумной, что даже самая продуманная и взвешенная концепция не помогает все успеть. Вот несколько методов которые помогут повысить эффективность выполнения работы:

Метод «Помидора»

Основные принципы:

•   Определитесь с задачей, которую будете выполнять;

•   Поставьте таймер (помидор) на 25 минут;

•   Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит;

•   Сделайте короткий перерыв (3-5 минут);

•   После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 минут).

Чередование таким образом работы и отдыха помогает избежать перегрузок и не терять концентрации. Все «ненужные» дела, которые могли отвлечь от работы переносятся на специально отведенную зону отдыха. Также такая техника помогает отслеживать количество времени, которое затрачивается на те или иные задачи, что поможет точнее создавать план на день в будущем. Чтобы сделать использование этого метода еще проще, можно воспользоваться специальным сайтом.

Сначала съешьте лягушку

«Лягушка» — самое неприятное и сложное дело.

Каждый рабочий день нужно начинать именно с его выполнения. Откладывание самой неприятной задачи усиливает стресс и понижает производительность. И наоборот, если справиться с «лягушкой» в первую очередь, то все остальные задачи будут казаться более легкими, а чувство удовлетворения от преодоленной проблемы вдохновит на дальнейшую продуктивную работу.

Принцип Парето

20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Если времени категорически не хватает, а дел осталось еще достаточно, вступает в силу правило 20/80.  Понимая, что за 20% времени, можно выполнить 80% работы, можно эффективнее рассчитать свой график. 5 задач, решенных на 4, всегда будут иметь преимущество перед одной, выполненной на 5. Иногда, вместо погони за эталонным выполнением работы, стоит сосредоточиться на получении просто достойного результата.