Студенты питерских вузов, изучающие научные коммуникации, опробовали на себе формат Мобильного инфоцентра на научном мероприятии. Автор идеи рассказала ЖУРНАЛИСТУ, как можно обеспечить внутренние коммуникации на научном форуме силами студентов, расшевелить маститых ученых и заставить их общаться с медиаспециалистами.
ЗАДАЧА
Дано:
• Международный Конгресс «VII съезд Вавиловского обществе генетиков и селекционеров», посвященный 100-летию кафедры генетики СПбГУ, и ассоциированные симпозиумы» (далее — Конгресс);
• участвуют более 1400 человек из 33 стран мира, из них — 40 академиков и членов-корреспондентов РАН;
• в рамках Конгресса запланированы 20 симпозиумов (тематических сессий) и 3 ассоциированных с Конгрессом специализированных конференции.
Вопрос:
как сделать так, чтобы участники оперативно узнавали, о чем дискутируют коллеги на соседних площадках, и в течение Конгресса специалисты разных областей генетики могли успеть найти друг друга для обсуждения общих вопросов?
Из «отягчающих» обстоятельств:
• 2 рабочих языка — русский и английский;
• глубоко научные темы: от редактирования генома и биоинформатики до симбиогенетики и международной кооперации в сфере биобанкирования.
РЕШЕНИЕ
Был создан Мобильный информационный центр — в режиме онлайн здесь выпускались обзорные тексты о симпозиумах, пленарных заседаниях и конференциях, которые оперативно вычитывались учеными и в отредактированном виде публиковались на двух ресурсах. Каждые два дня тексты собирались в дайджесты — Дневники Конгресса (пример — Дневник Конгресса-1) и рассылались на электронные почты всех участников мероприятия.
,
,
Кто на такое способен? Как известно, самая легкая на подъем и авантюры общественная группа на Земле — студенты.
Руководители Вавиловского общества генетиков и селекционеров идею одобрили, и — все получилось. По сути, на научном Конгрессе мирового значения работало временное студенческое информационное агентство, специализирующееся на генетике и селекции.
РЕЗУЛЬТАТ
— новостная лента с текстами и фотографиями, размещенными в интернете в течение 12 часов после событий: за 7 дней (один день до и один день после Конгресса) было опубликовано более 40 текстов с фотографиями; из них — один репортаж, два интервью, несколько видеоинтервью, обобщенный дайджест событий, составленный на основе ленты и рассылаемый на электронные адреса всех участников Конгресса (два дайджеста за 5 дней).
Сотрудниками Мобильного информационного центра стали:
• 9 студентов бакалавриата и магистратуры петербургских вузов: Санкт-Петербургского национального исследовательского университета технологий, механики и оптики (преподаватель — Дарья Денисова); Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета (руководитель группы студентов — Елизавета Митрофанова); Санкт-Петербургского государственного университета гражданской авиации (руководитель группы студентов — Мария Мисонжникова). Студенты учатся на образовательных программах «Научный PR и продвижение научно-технического продукта», «Научные коммуникации», «Реклама и связи с общественностью». Только у двух человек за плечами был бакалавриат с основами биологического образования.
• 2 наставника — профессиональных журналиста
• 1 научный коммуникатор — кандидат биологических наук, заместитель директора Всероссийского института генетических ресурсов растений им. Н. И. Вавилова (ВИР)
• 1 координатор с 15-летним опытом работы в информационных агентствах Росбалт, REGNUM и ТАСС.
Технически проект поддерживали 2 сотрудника учреждений, которые ставили тексты на сайты.
,
Наталия Михальченко, преподаватель кафедры «Реклама и связи с общественностью» Гуманитарного института Санкт-Петербургского Политехнического Университета, образовательная программа «Научный PR и продвижение научно-технического продукта»; наставник в Мобильном инфоцентре Конгресса:
«В журфаковских аудиториях лекции встречаются чаще, чем взаимодействие с педагогом в режиме творческой мастерской. Конгресс Вавиловского общества генетиков и селекционеров стал идеальным «творческим полигоном» именно для этого метода.
Стартовые условия для команды Мобильного информационного центра сложились под влиянием цейтнота — у сотрудников было не очень много времени для подготовки к Конгрессу. Второй фактор, требующий именно работы в паре с педагогом, — высокий уровень сложности контента мероприятия. Также нужно принимать во внимание и особенности поколения середины 1990-х годов — у ребят есть серьезные психологические барьеры при выходе из зоны комфорта, а на Конгрессе их нужно было преодолевать быстро.
Подготовка младшего коллеги к «самостоятельному плаванию» включала в себя три этапа. На первом педагог и студент работали вместе, но первую скрипку играл педагог. В зале, где проходил симпозиум, студенты и педагог садились рядом. Основной задачей студента была адаптация к среде, ритму и темпу изложения материала, его сложности, а также наблюдение за действиями педагога. Педагог и студент вместе анализировали программу симпозиума, наблюдали за залом, обсуждали шепотом или в чате детали происходящего, их значимость, способы фиксации цитат (что предпочтительнее — записи вручную или на диктофон). Фиксировал происходящее и готовился писать текст педагог, но к концу симпозиума выступление одного из докладчиков фиксировал студент и самостоятельно готовил абзац текста. Педагог дополнил и отредактировал этот абзац, но включил его в свой текст. Увидев готовый текст, студент получил возможность проанализировать свой вклад в него и значение упущенных деталей.
Переходить ко второму этапу можно лишь в том случае, если разночтения в докладе, который педагог и студент фиксировали на симпозиуме вместе, не принципиальны и различаются не стержневой основой, а количеством усвоенных деталей. На втором этапе студент шел на мероприятие самостоятельно, фиксировал выступления докладчиков, а педагог работал дистанционно — помогал выстроить текст из уже имеющихся цитат докладчиков.
На третьем этапе студент действовал полностью самостоятельно, включая согласование текста с руководителем симпозиума. Успешным завершением взаимодействия можно считать не одноразовую, а ритмичную самостоятельную работу студента.
Достоинства такой модели взаимодействия — в интенсивной передаче опыта, психологической поддержке и страховке студента от грубых ляпов на самом первом этапе работы».
,
ТЕХНОЛОГИЯ
Найти студентов помогли их руководители, заинтересованные в активной практике своих подопечных. Остальное — дело техники: содержательно все симпозиумы Конгресса были разделены на 5 направлений, на каждое определили по два студента.
Важный момент — направления студенты выбирали по желанию, и именно интерес к теме стал залогом успеха: обсуждаемые на симпозиумах проблемы были глубоко научными, писать надо было на столь же научном языке (ведь наша аудитория — академическая среда), за 5 дней такой нагрузки все просто физически устали, но ни один человек не бросил на полпути ни текст, ни всю затею в целом.
В расписании Конгресса ежедневно стоял один симпозиум по каждому направлению плюс пленарное заседание и ассоциированная конференция. Получалось, что в Михайловскую дачу — кампус СПбГУ, в котором проходил Конгресс — каждый сотрудник инфоцентра ездил почти каждый день. Отсидели на научном симпозиуме 2-3 часа, перерыв на кофе — и еще 3-4 часа научных дискуссий на ту же тему.
,
,
«Два дня в интернете — и ты специалист по метагеномике», — горько шутили девчонки, честно признаваясь, что выходили с симпозиумов с распухшими головами и непониманием, КАК об этом написать. Но PRщик (как и журналист) должен находить конструктивный выход из любой ситуации: 20-летние сотрудники инфоцентра брали себя в руки и подходили к академикам и ведущим генетикам мира с вежливой (о чем была разослана особая инструкция!) просьбой «подвести итоги прошедшего мероприятия и выделить его главные мысли».
,
,
По дороге домой студенты уже начинали писать тексты, которые затем в обязательном порядке отправляли на вычитку руководителям симпозиумов. Формат текстов также был описан в специальной инструкции, а дальше происходило «чудо» — презрев досужие домыслы о том, что в академической среде «время течет неторопливо и задумчиво», ведущие российские генетики вычитывали тексты буквально за несколько часов. Кстати, правок было немного, и она касалась, в основном, научных формулировок и терминов.
К каждому тексту прилагались две фотографии — в таком виде материал отправлялся на сайты.
Поскольку главная задача текстов — информационная, и авторское мнение в них составляло меньше 50 %, было решено не подписывать материалы именами и фамилиями авторов, а ставить просто «Информационный центр» («братская могила» — испокон веков называют это в ТАССе и Интерфаксе). Весь этот конвейер действительно напоминал информационное агентство. Кстати, подобным образом работают сотрудники пресс-центров и на других крупных мероприятиях мирового масштаба: к примеру, на Международном культурном форуме и на Санкт-Петербургском международном Форуме труда. Но на российских научных Конгрессах такой практики пока не было, и уж точно никогда основу столь серьезной работы не составляли студенты. Оказалось, что это возможно.
Признаки информационного агентства:
• поток текстов;
• оперативность (в течение 12 часов — на сайте);
• точность и достоверность (ни одной рекламации);
• соблюдение этических норм (в нашем случае все тексты были вычитаны учеными перед отправкой в интернет);
• фотографии — к каждому тексту;
• командная работа.
Другие составляющие успеха:
• наличие в команде ученого с навыками коммуникатора: все дни Конгресса на круглосуточной связи с сотрудниками Мобильного инфоцентра был кандидат биологических наук, заместитель директора ВИРа Алексей Заварзин. Он помогал получить контакты ученых, подсказывал нюансы сложных научных тем, страховал на конечном этапе, еще раз прочитывая все тексты перед публикацией, да и просто вносил немного спокойствия в наш девичий, совсем не наукообразный коллектив;
• хорошая подготовка к работе в академической среде студентов магистерской программы «Научные коммуникации» Университета ИТМО;
• особое внимание к ученым как участникам работы Мобильного инфоцентра: предварительно руководителям симпозиумов были разосланы письма-оповещения о создании Мобильного инфоцентра с просьбой быть снисходительными к работе будущих научных коммуникаторов, а пока просто студентов; готовность Мобильного инфоцентра обеспечить ученым необходимые условия для оперативной вычитки текстов — от предоставления ноутбука до других организационных нюансов; благодарность — как только тексты появлялись в интернете, ссылки сразу отправлялись на электронные почты руководителям симпозиумов и ведущим ученым, работавшим с этими текстами; вежливое и корректное отношение сотрудников инфоцентра к ученым вызвало, в результате, ответную доброжелательность;
,
,
• наличие наставников, готовых по ходу мероприятия объяснять студентам нюансы работы;
• стрессоустойчивость всех участников проекта.
Чего не хватило для выхода Мобильного инфоцентра на уровень полноценного пресс-центра мероприятия:
• работы со СМИ.
Такой задачи не стояло перед Мобильным информационным центром, и, безусловно, взаимодействие со средствами массовой информации — это работа с другой, не академической, аудиторией, которая требует иного подхода к отбору фактуры для текстов, иного языка и стилистики. Однако тексты, подготовленные сотрудниками инфоцентра, содержали уже выверенную, сложную научную фактуру, которую при необходимости можно было использовать для пресс-релизов. В перспективе, для успешного взаимодействия с внешними СМИ необходим список контактов СМИ (как специализированных, так и общественно-политических) и дополнительная команда студентов с навыками популяризаторов науки, которые должны получить другой инструктаж по работе на симпозиумах, также напоминающий стандарты работы информационных агентств (в частности, для подготовки пресс-релизов важно усвоить, что такое информационный повод для СМИ). Кроме того, эти сотрудники должны уметь сопровождать журналистов на мероприятии;
• работы с социальными сетями.
Такая работа также предполагает иную стилистику текстов и реально онлайн режим работы. Сотрудники инфоцентра были готовы этим заняться. Предполагалось, что прямо по ходу симпозиумов они будут кидать в социальные сети фотографии и яркие цитаты ведущих докладчиков. Однако эффективно работать смогли бы не все студенты, поскольку для быстрой реакции на научные доклады необходимо глубокое понимание тем. К тому же сегодняшняя специфика академической среды состоит и в том, что далеко не все научные институты и лаборатории имеют оперативно обновляющиеся сайты и тем более раскрученные социальные сети — эта деятельность там только начинается. Так что волевым усилием было принято решение не размывать силы сотрудников Мобильного инфоцентра и не работать с соцсетями даже через уже имеющиеся аккаунты;
• формирования аудио и видеоархива Конгресса.
С учетом того, что масштабные научные Конгрессы традиционно проводятся один раз в несколько лет, целесообразно составлять аудио и видеоархив пленарных докладов ключевых спикеров для распространения на сайтах вузов и научных институтов.
Что показал проект?
• студенты умеют хорошо и быстро усваивать сложный научный контент, излагать материал в нужном формате, корректно вести себя внутри академической среды, но необходимо четко задавать им форматы действий и спокойно контролировать исполнение;
• ученые — от самых высоких руководителей до кандидатов наук и аспирантов — готовы взаимодействовать со студентами, понимая необходимость распространения информации как о своих исследованиях, так и о научных мероприятиях;
,
,
• для студентов чрезвычайно важна психологическая поддержка offline: необходимо приглашать в команду больше наставников — в идеале должен работать один человек на два-три студента; по вечерам проводить маленькие онлайн-конференции по обсуждению проблемных вопросов, возникающих в течение дня; иметь специально выделенное небольшое помещение — «штаб» — в здании, где проходит мероприятие, чтобы у сотрудников Мобильного инфоцентра была возможность побыть в тишине, сосредоточиться или наоборот отдохнуть;
• студентам остро не хватает знаний английского языка — как бытового, так и академического. Ну, а с опытом придут и недостаточные пока широта кругозора и навыки ритмичной работы в организованной среде.
,
Алексей Заварзин, кандидат биологических наук, заместитель директора Всероссийского института генетических ресурсов растений им. Н. И. Вавилова:
«С бурным развитием мировой науки крупные научные мероприятия — такие, как Конгресс Вавиловского общества генетиков и селекционеров, — стали превращаться из неторопливых докладов и их обсуждений в огромный поток информации, спресованный во времени. Побывать везде и услышать все невозможно, а нужно — XXI век обязывает ученых знать актуальную ситуацию не только в своей, узкой, части науки, но гораздо шире. При этом 5-дневный Конгресс — это место для знакомства, общения и выработки новых совместных проектов. Мобильный инфоцентр помог участникам Конгресса не упустить возможности получить новые контакты и обсудить самые неожиданные идеи на стыке разных направлений. Кроме того, общение со студентами расшевелило и активизировало академическую среду — уважаемым ученым также пришлось выходить из зоны комфорта и не специализированным языком объяснять детали обсуждений на симпозиумах, а потом еще и оперативно читать тексты. Все вроде бы понимают, как это важно в наш век скоростей и всеобщих коммуникаций, но четкое и внятное взаимодействие на этом Конгрессе заслуженных академиков и докторов наук с молодыми научными коммуникаторами, думаю, всем показало пример современного отношения к информации. Надеюсь, этот пример будет заразительным…»
,
