Обычная ситуация – ремонт в квартире. Скажем, нужно переклеить обои в комнате. С такой задачей в теории можно справиться за день-два. На практике же часто оказывается иначе: не хватило клея, нужно докупить обои, да и выходит криво – лучше попросить помощи, а все друзья как назло в отпуске, а у бригады строителей ближайшее окно только через неделю. Когда пришло время собирать мебель, ситуация повторилась: не хватает деталей, инструментов и сил. И вновь на работу ушло больше времени.
Очень часто мы сталкиваемся с различными форс-мажорами, из-за которых не успеваем к дедлайну, меняем планы на ходу и нервничаем. Такой хаос возникает из-за ошибки планирования – когнитивного искажения, когда мы недооцениваем время на выполнение задачи и в итоге тратим на нее больше времени, чем хотелось бы.
Почему не получается планировать?
Это искажение впервые описали психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски в 1979 году. Ученые выяснили, что мы склонны слишком оптимистично оценивать предстоящий опыт, игнорируя прошлый. Порой, даже наши пессимистичные прогнозы все равно лучше реальности. Поэтому часто кажется, что можно отложить работу и уделить время другим, более срочным задачам. В результате возникают сорванные дедлайны и работа по ночам. Причем такая предвзятость возникает только при оценке собственных задач, тогда как на чужие мы смотрим более реалистично и напротив, хорошо понимаем, сколько времени потребуется.
В книге «Думай медленно… Решай быстро» Канеман отмечает, что причиной искажения обычно становятся два фактора. 1. Мы не учитываем время, затраченное на задачу в прошлый раз, и исходим из нашего идеального представления. И если ранее работа заняла неделю, то в этот раз кажется, что рука уже «набита» и получится выполнить задачи быстрее. 2. Часто мы пребываем в уверенности, что избежим сложностей и форс-мажоров. Однако чем больше в плане шагов или действующих лиц, тем выше шанс столкнуться с проблемами на одном из этапов.
Не получается только у меня?
Разумеется, ошибка планирования возникает не только в бытовых и рабочих ситуациях. Порой с ней не справляются и крупные компании. Яркий пример – строительство Сиднейской оперы. Здание было готово на 10 лет позже, в 1973 году, и обошлось в 102 миллиона долларов вместо семи. Похожая ситуация случилась и с парламентом Шотландии. Планировалось уложиться в 40 миллионов фунтов стерлингов и три года. В середине срока здание стало стоить более 100 миллионов, и чтобы бюджет строительства перестал стремительно расти, был установлен лимит в 195 миллионов. Правда вскоре выяснилось, что и этого недостаточно: в течение нескольких лет лимит продолжал повышаться – 241 миллион, потом 294, 375… В итоге здание обошлось в 414 миллионов, в 10 раз дороже плановой стоимости. Строительство закончилось на полтора года позже, причем результат не оказался выдающимся: по опросам признали здание четвертым по уродливости среди всех зданий в Великобритании. Хотя архитектурные критики напротив, высоко оценили проект и присудили ему несколько престижных международных наград. После слухов о растрате средств было проведено «Холирудское расследование», однако к ответственности никого не привлекли.
Как быть на шаг впереди?
Пусть от непредвиденных обстоятельств не застрахован никто, но многие из них можно попытаться предугадать и выстроить более комфортный график. Есть множество способов, которые помогут планировать свое время проще без риска попасть в ловушки нашего мышления.
Возвращаться к своему опыту. Если вы сталкивались с аналогичными задачами раньше, то можно вспомнить: сколько времени ушло на их выполнение, какие были трудности и почему они возникли. Если же своего опыта недостаточно, то можно обратиться и к чужому. Спросите друзей, коллег, почитайте отзывы на форумах: так можно не только узнать количество затраченного времени, но и получить хорошие советы.
Разбивать задачу на несколько небольших. Это позволяет увидеть весь объем работы и ничего не забыть. Порой уже на этом этапе выясняется, что сроки нереалистичны, а задача не так проста, как кажется. Более того, при таком подходе уходит страх перед большим проектом: спланировать путешествие с друзьями сложно, а вот составить маршрут, выбрать даты, купить билеты, забронировать отель и собрать чемодан – уже проще.
Посмотреть на задачу иначе. Для большей объективности попробуйте оценить ситуацию с трех позиций: оптимиста, пессимиста и реалиста. Лучший сценарий, вероятно, будет содержать ошибку планирования. Худший предполагает ответ на вопрос «А что, если все пойдет не по плану?» Реалистичный сценарий будет основан на примерных данных и опыте. Необходимые выводы можно сделать уже на основе этих данных, но можно пойти дальше: выявить среднее значение исходя из получившихся временных промежутков.
Ставить предварительный дедлайн. Можно сдвигать срок сдачи на день-два раньше, чтобы при появлении сложностей было время на их исправление. Это сложнее психологически, но в случае успеха освободится больше времени на отдых.
Попросить другого оценить задачу. Исследование Канемана и Тверски стало основой для множества других, раскрывающих феномен с другой стороны. Так, Роджер Бюлер, Дейл Гриффин и Майкл Росс нашли интересный парадокс: оценить свою задачу мы не можем, однако неплохо справляемся с чужими. Это связано с тем, что на себя мы смотрим с большим оптимизмом, а потому и результат ждем соответствующий. Рассматривая же задачи других людей, мы опираемся на средние значения и собственный опыт.
Оценивать в самое непродуктивное время дня. Американский журналист Дэниел Пинк в книге «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя» подробно описал работу наших биологических часов. Он выяснил, что в самые непродуктивные часы мы малопозитивны. Чаще всего этот период попадает на послеобеденное время, поэтому вероятность переоценить свои силы в этот момент мала.
Метод «посмертного совещания». Психолог Гарри Клейн придумал способ избежать форс-мажоров: нужно представить, что проект уже готов, провалился и вы собираетесь с командой на совещании. На нем вы обсуждаете причины неудачи и варианты ее предотвращения в прошлом. Такой метод особенно хорош в групповой работе, однако и в индивидуальной может помочь снизить риск провала.
Полностью избежать ошибку планирования невозможно. Ошибаются не только «простые» люди, но и крупные компании, за работу которых отвечают десятки, сотни или тысячи человек. Есть множество факторов, повлиять на которые мы не в силах. Не важно, что это: срочные задачи, жесткие дедлайны, звонки, болезни или пробки на дорогах. Можно только попытаться наладить свою работу и предугадать возможные неприятности. В конце концов, когда все идет не по плану – это не ад, это и есть жизнь.
Фото на обложке: freepik.com
